电话会议系统主要由以下几部分组成：电话通信系统（程控交换机PBX）、电话会议服务器（ctsIVR）、会议管理模块、会议操作员管理模块、数据库等组成。

电话会议系统采用模块化设计，企业可以根据自己的实际情况，在系统配置上进行从小规模到大规模的灵活选择，规模可大可小，并可平滑升级。

1、主动呼入系统参加会议

参加会议各方可以通过电话主动呼入到会议系统，通过IVR语音引导选择进入会议；

2、身份验证

参加会议各方可以呼入到会议系统后系统可以要求主叫方输入用户代码和密码，只有通过验证才能进入会议室；

3、通过客户端系统主动呼叫其他人参加会议

会议组织方可以通过客户端系统在电脑上或者手机上进行操作，呼叫其他参加会议的各方电话，呼通后被叫方自动进入会议室；

4、通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话

如果会议组织方身边没有电脑，可以先主动呼入到会议系统，进入会议室后通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话参加会议；

5、会议室管理功能

系统管理员可以对每个会议室进行管理，例如可以设定某个会议室的使用时间，只有在设定的时间段内才能使用该会议室，也可以给某个会议室设定密码，要进入该会议室必须输入密码才能进入；

6、会议录音功能

会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统启动对正在进行的实时录音，录音内容存放以语音文件的形式存放，随时可以查询回放；

7、会议室加/解锁功能

会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统对会议室加/解锁，加锁后其他呼入的电话不能进入该会议室；

8、系统可以为会议者提供密室功能

正在开会的某些人可以建立秘密会谈室，进入密室的与会者的谈话内容只限与密室内的人可以听见，也不会影响原来会议的正常进行；

9、参加会议方式不受限制

任一普通电话终端（固定电话或手机）均可参加会议，方便会议随时随地召开；

10、会议记录功能

管理员统可实时监控各会议通道的使用情况，并记录参加会议各方的日志记录；

11、参加会议人员资料管理

组织会议方者可以通过自己的会议客户端系统快速查找到参加会议人员资料，并立刻建立会议（无需一一拨打电话）；

12、可扩展性

系统小配置为一台PC，4个语音会议通道，一个节点多可扩至120语音会议通道；不同的节点通过TCP/IP联网。用户可根据实际情况，平滑升级。模块性强，易于系统扩容；

13、后台管理功能

日志记录和话单查询统计功能，系统对每一个会议都有日志记录，对参加该会议的每一方都有详细记录（包括主叫号码、日期时间等信息，录音信息等）